Você já deve ter saído da empresa com a sensação de que fez muita coisa naquele dia e mesmo assim continua com uma pilha de atividades a fazer. Ou que pediu para outros fazerem, mas parece que as coisas não andam. Saiba que muitos profissionais passam por isso diariamente. Entretanto, para isso um plano de ação – também chamado de 5W2H – com priorização das atividades mais importantes pode lhe ajudar muito.

A ferramenta 5W2H

O plano de ação com estrutura 5W2H, é uma poderosa ferramenta para organizar e ajudar a resolver os problemas. Nesse sentido, pode ser utilizada para desenvolver projetos, melhorias e/ou inovações.

Sua técnica simples e eficiente consiste em sete perguntas da língua inglesa (what, why, where, who, when, how e how much). Com isso, conseguimos planejar as atividades, conforme a figura abaixo.

A priorização GUT

Comumente na realização de ações escutamos a frase “aqui na empresa temos que matar um leão por dia”. Essa analogia demonstra que estamos rodeados de problemas, porém, precisamos escolher os “maiores leões” para atacar. Então, visando auxiliar a descobrir quais atividades devemos realizar antes. Nesse sentido, é possível incorporar no plano de ações a ferramenta GUT (Gravidade, Urgência e Tendência).

Atribuindo notas de 1 (menos significativo) até 5 (mais significativo) e realizando a multiplicação dos três fatores é que encontramos a prioridade de cada ação.

Na figura acima estão representadas as etapas do GUT e ao lado de cada uma é apresentada uma frase como forma de guiar a sua construção.

Agora vamos ver um exemplo hipotético da integração do 5W2H com o GUT.

Se quiser baixar este modelo, clique aqui! Ele acompanha uma aba de gestão de pendências com gráficos e filtros, além de um vídeo explicativo!

Plataforma free para Planos de Ações (5W2H)

Seguindo a dica abaixo do John Wooden, lhe indico uma ótima ferramenta online e gratuita para realizar planos de ação. Se for o seu caso, a plataforma serve também para Análise e Solução de Problemas como Não Conformidades, Quebras/Falhas de máquinas, Reclamação de Clientes, Desvios, etc. Destacamos a facilidade de gerar indicadores e outra grande vantagem é a lembrança automática por e-mail das ações, bem como a cobrança por atrasos.

1. Clique aqui;
2. Faça rapidamente seu cadastro (nome, e-mail e senha);
3. Confirme no e-mail;
4. Saia utilizando.

“A vida é melhor para aqueles que fazem o possível para ter o melhor”

John Wooden, jogador e treinador de basquete

Um abraço e até mais.

Sobre o autor:

Carlo Rossano Manica é Engenheiro de Produção, Msc Inovação UFRGS, +20 anos de experiência profissional e acadêmica em tecnologia e inovação, gestão de projetos, produção e manutenção, além de três especializações em negócios. Atualmente é diretor na Télios, professor de engenharia de produção no IPA.

 

Referências:

CHIAVENATO, I. Introdução à teoria geral da administração: uma visão abrangente da moderna administração das organizações – 7. ed. rev. e atual. – Rio de Janeiro: Elsevier, 2003.

PALADINI, E. P. Gestão estratégica da qualidade: princípios, métodos e processos – 2ª ed. São Paulo: Atlas, 2009.

PEINADO, J; GRAEML, A. R. Administração da produção: operações industriais e de serviços. Curitiba: UnicenP, 2007.