Realizar análise de falhas e não acompanhar sistematicamente promove perda de tempo e muitas vezes o resultado não é o que se espera.

Os times industriais sempre possuem suas listas dos equipamentos que mais falham, pelo menos mentalmente. Sempre há o equipamento que quando quebra, pensamos: de novo! Em algum momento, entre os frequentes eventos indesejados, os envolvidos reúnem-se para realizar uma análise de falhas. Neste encontro relatam os acontecimentos, escutam os envolvidos e partem em busca de uma solução definitiva. Com sorte encontram dados históricos e relatórios de análises feitas no decorrer dos eventos de “quebra-conserta” passados. Possivelmente deparam-se com relatórios do tipo “a peça foi substituída e o equipamento voltou a funcionar”.  Se esta situação lhe soa familiar, temos algumas sugestões, uma delas é fundamental e se chama acompanhamento.

Análise de falhas é um processo evolutivo

Começa com uma boa intenção de alguém incomodado com a situação. Alguém que acredita que se os eventos e soluções estivessem quantificados seria mais fácil eliminar a recorrência dos problemas. Os esforços estariam concentrados no que é mais crítico e estratégico, ao invés de espalhados em diversas ações independentes.

Precisa de alinhamento

O próximo passo é ter um acordo com o time, ou mesmo um procedimento, que defina o que analisar. Chamamos  isso de definição de gatilhos. Em resumo, gatilho é o evento que fará com que você pare e pense um pouco mais sobre o problema. Ter uma boa definição de gatilho é muito importante. Vamos abordar este tema no post da próxima semana.

Registrar é fundamental

Agora que temos um alinhamento com a equipe, começamos a medir os eventos com o registro das falhas em algum lugar (que pode ser desde um formulário padrão, uma planilha ou até um sistema profissional dedicado). Foi J. Juran que cunhou a frase “Quem não mede não gerencia. Quem não gerencia não melhora”. Vamos começar a medir quantas vezes os gatilhos foram disparados.

Caso seus registros não estejam ocorrendo, avalie o motivo. Pode ser falta de disciplina, mas também pode ser porque tudo ficou muito burocrático. No primeiro caso há correlação com a importância que o chefe dá à tarefa, mais ou menos como a desculpa: “para que registrar se ninguém se importa com isso?”. Bem, por isso que estamos falando em acompanhamento. Com relação à burocracia, busque soluções que sejam simples, completamente seguras, com custo adequado e que ainda por cima lhe garantam que seu histórico nunca mais vai desaparecer.

Ao longo do tempo a base de registros ficará robusta e é possível perceber se os eventos estão diminuindo. E é aqui que precisamos de atenção! Mesmo que esteja tendo sucesso na eliminação das falhas, se não houver acompanhamento dos indicadores, o processo retrocede. A atualização da base de dados começa a reduzir e acaba ficando apenas um pouco mais elaborada que aquela existente no ERP e/ou no software de manutenção.

Tipicamente, ferramentas que gerenciam muitos processos da empresa não são desenvolvidas para analisar falhas. O foco geralmente está nos processos administrativos e custeio da operação. Quando buscamos informações nelas, encontramos aqueles dados incompletos que falamos acima.

O acompanhamento dá significado ao processo

Sem acompanhamento, o registro dos problemas e sua análise começa a perder profundidade. Começamos a encontrar as mesmas informações inseridas nas Ordens de Serviço, às vezes com as mesmas palavras (Ctrl+C/Ctrl+V).

O destino do processo de Análise de Falhas será sucumbir como uma atividade complexa e chata, com resultados pouco evidentes e conclusões questionáveis.

Escolha indicadores simples

Manter alguns indicadores sob o olhar frequente é a melhor forma de mostrar que a gestão apoia a implantação de uma cultura analítica. Esta prática mostra que a liderança está comprometida com o sucesso do processo e com a melhoria contínua. Logicamente, acompanhar consome uma certa energia das pessoas envolvidas, portanto não complique as coisas. Sugiro começar com o número de registros por mês e entender o volume de problemas que está tendo. O próximo pode ser um pareto dos problemas, ele te ajudará a entender o que resolver primeiro. Se você classificar as análises quanto a sua conclusão, pode entender se o seu gatilho não está muito abrangente (muitas análises pendentes pode indicar sobrecarga do time). Outro indicador muito bom é a frequência com que os problemas ocorrem, com ele você pode ver a eficácia dos seus esforços ao longo do tempo. Por sorte existem ferramentas de mercado que geram tudo isto automaticamente, como os exemplos da figura 1.

Com os indicadores gerenciados, fica mais simples de entender quando um processo de análise de falhas não está correto. Conforme o post Do círculo vicioso dos problemas à espiral virtuosa das solução em 8 passos, podemos seguir esta sequência para atingir resultados positivos e crescentes: (1) identificação do problema, (2) ação corretiva para contenção do sintoma, (3) definir a equipe multidisciplinar, (4) identificar a causa raiz do problema, (5) criar o plano de ação, (6) execução das ações, (7) verificação da eficácia e (8) análise de encerramento. Percebam que o acompanhamento está claro nos passos (7) e (8).

 

Mas não adianta fazer um trabalho excelente identificando a causa raiz de um evento indesejado sem implementar as ações criadas

 

Para facilitar, vamos novamente as listas de tarefas. Tenha uma tabela com filtros por responsável. Ela lhe ajudará a entender o que está pendente. A listagem precisa identificar também quando está prevista a conclusão (figura 2). Recomendamos o padrão 5W2H, que ainda acrescenta as informações de como deve ser feita a ação, porque deve ser realizado, onde implementar e quanto custará.

Ainda precisa de motivos para iniciar ou avançar com suas Análises de Falhas? Confira aqui o nosso artigo Os 4 níveis dos benefícios da análise de problemas.

Esperamos que com estas dicas consiga atingir resultados excepcionais. Sucesso!