O que te faria parar para pensar antes de agir? Ou o que você costuma pedir explicações? A resposta das perguntas pode dar dar uma boa ideia de um gatilho para uma Análise da Causa Raiz (ACR).

Diariamente nos deparamos com funcionários assoberbados de tarefas. Eles dizem que não têm tempo para analisar uma situação até que ela fique realmente grave. Mas será que não é exatamente por isso que estamos sem tempo? Por que deixamos tudo chegar nas últimas consequências para então tomar uma ação?  Atacar um problema quando as consequências já são grandes geralmente dá mais trabalho do que se solucionarmos quando está iniciando.

A falta de regras que indiquem quando olhar para um problema mais cuidadosamente deixa tudo subjetivo. Neste caso, pesos e medidas diferentes para um mesmo tipo de problema podem surgir. Consequentemente, em pouco tempo, a nobre intenção de encontrar a causa raiz e solucionar os problemas de forma definitiva cai por terra, desacreditada.

Você precisa de uma regra robusta para disparar o seu processo de análise de problemas. Esta regra deve levar em consideração gatilhos que se encaixem com suas metas e objetivos. E também é necessário ter consistência de uso.

Por exemplo, se você quer reduzir reclamações de clientes, você precisa fazer a análise de todas as reclamações que recebeu. Claro que você também pode fazer as análises das falhas identificadas pelo time de controladores de qualidade internos. Porém, caso o problema esteja ocorrendo depois que o produto sai de empresa, você não conseguira encontrar a causa raiz olhando para o que está ocorrendo dentro dela.

Por outro lado, se o seu gatilho for muito baixo, pode acabar recebendo um número muito grande de análises de causa raiz para realizar. Isto tem dois efeitos práticos, ou elas não serão realizadas ou elas serão realizadas de uma forma muito superficial. Ambas as situações levam a crer que realizar ACRs é somente uma burocracia e o processo será extinto muito em breve.

O volume adequado de análises de causa raiz depende do ajuste fino dos seus gatilhos!

Aqui vão algumas dicas de gatilhos que podem ser interessantes para a sua operação, avalie se eles fazem sentido para você:

1. Segurança do trabalho

   Fazer uma análise de acidente já é uma atribuição da CIPA (NR-5), devemos ir além e buscar a prevenção. Portanto, que tal um gatilho baseado em Quase acidentes ou incidentes? Caso tenhamos um sistema de registro atualizado, podemos utilizar o histórico de atos e/ou condições inseguras e verificar se devemos ou não baixar a régua. As estatísticas variam, mas o conceito da Pirâmide de Bird é bem interessante. Resumindo, para cada 600 incidentes Frank Bird identificou 1 acidente fatal/dano físico sério. Quantos incidentes sua empresa já teve?

2. Meio ambiente

   Alguma falha ou evento indesejado pode estar causando impacto ao meio ambiente? Um pequeno incêndio, que nem precisou de combate, ou um vazamento de óleo que pode ter contaminado o solo ou foi parar no córrego depois da cerca. Avalie se não vale a pena considerar este ponto também.

3. Perda de produção

   O problema causou uma parada de máquina de quantas horas? Gerou quanto de perda de faturamento ou lucro? Compare o que é normal para você e defina o que fazer com relação a um evento pequeno, médio ou grande.

4. Reclamação de cliente

   Alguém lhe ligou e disse que não interessava onde você estava ou que estava fazendo, era necessário largar tudo e correr para a empresa do cliente. Isso é grave! Mas e um Registro de Não Conformidade, com prazo de resolução de 10 dias é mais ou menos grave? A nossa dica é que o cliente é rei e portando todo o comentário dele sobre alguma “oportunidade de melhoria” do seu produto/serviço precisam ser avaliadas com mais cuidado.

5. Custo

   O problema que ocorreu custou caro? Teve que fazer hora extra do time, comprar peças caras de reposição, montar uma operação logística para fazer uma devolução, considere estes fatores na hora de decidir se o custo de um problema deve ou não disparar uma análise de causa raiz.

6. Frequência

   O problema em questão acontece toda a semana ou uma vez a cada 5 anos? É muito importante levar isso em consideração. Problemas pequeninos em impacto, ao serem somados podem representar um prejuízo bem significativo.

Pois bem, estas são somente algumas possibilidades e não existe uma fórmula para definir gatilhos. Entretanto, cada empresa deve estabelecer os seus e deixar claro o momento de realizar a ACR com o objetivo de eliminar o evento indesejado. Sair do círculo vicioso dos problemas e entrar na espiral virtuosa das soluções começa por este passo. A medida que as ACRs são realizadas e os problemas bloqueados, os gatilhos podem (ou devem) ser revisitados na intenção de manter o processo alimentado e com a percepção de valor adequada dentro da empresa.

Estamos fazendo um levantamento sobre gatilhos de Análise de Causa Raiz (ACR) nas empresas, são apenas alguns cliques! Ficaríamos muito gratos com a sua participação, basta clicar neste link.

Muito sucesso para todos nós!